Eficacia, eficiencia y efectividad: diferencias y ejemplos

En una empresa no alcanza con alcanzar los objetivos: también importa cómo se utilizan el tiempo, el dinero, los materiales y el trabajo de las personas para conseguirlos. Por eso, cuando hablamos de resultados, aparecen dos conceptos muy relacionados pero que no significan lo mismo: eficacia y eficiencia.

Una empresa puede alcanzar una meta y ser eficaz, pero utilizar más recursos de los necesarios y no ser eficiente. También puede utilizar muy bien sus recursos, pero no alcanzar el objetivo propuesto.

En este artículo de Ensamble de Ideas vamos a ver de manera sencilla cuál es la diferencia entre eficacia, eficiencia y efectividad, con ejemplos prácticos para entender cada concepto.

Diferencia entre eficacia y eficiencia

En una empresa no alcanza solamente con conseguir buenos resultados. También importa cómo se utilizan los recursos para alcanzarlos: tiempo, dinero, materiales, personal, etc.

Por eso, para analizar el desempeño de una organización podemos mirar dos aspectos diferentes: la eficacia y la eficiencia.

La eficacia es una medida normativa del alcance de resultados, mientras que la eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en ese proceso. Es decir que, mientras la eficacia busca hacer las cosas correctas, la eficiencia busca hacerlas, además, de la mejor manera posible, utilizando la menor cantidad de recursos posibles y preocupándose por los métodos y procedimientos utilizados para alcanzarlas.

La efectividad

Por su parte, la efectividad se logra cuando se consiguen las dos cosas simultáneamente: ser eficaz y ser eficiente.

Dentro de las empresas, entonces, se puede dar que suceda cualquiera de las cuatro combinaciones posibles:

Que no logre ser ni eficaz ni eficiente al mismo tiempo.
Que solo sea eficaz.
Que solo sea eficiente.
Que se consigan las dos cosas, es decir, la efectividad, que sería el mejor mix posible.

Ejemplos prácticos

Ejemplo de efectividad

Supongamos que tenemos dos empleados, Juan y Pedro. A ambos se les encarga la tarea de producir 100 lapiceras. Juan completa su trabajo en una hora, mientras que Pedro lo termina en 55 minutos.

En este caso, ambos fueron eficaces porque alcanzaron el objetivo propuesto de producir las 100 lapiceras. Sin embargo, Pedro demostró ser más eficiente al finalizar la tarea en un tiempo menor, optimizando el uso del recurso tiempo.

Por lo tanto, Pedro logró ser efectivo, ya que consiguió alcanzar el objetivo propuesto (eficacia) utilizando una menor cantidad de tiempo (eficiencia). En este caso, logró combinar eficacia y eficiencia al mismo tiempo.

Ejemplo de eficacia

Un trabajador recibe la solicitud de presentar un informe sobre las ventas realizadas por los vendedores durante el mes. Al analizar la información, observa que, si bien los vendedores cumplen con las metas de ventas propuestas, después de alcanzarlas su rendimiento disminuye hasta llegar al final del mes.

En este caso, los vendedores fueron eficaces porque lograron las metas establecidas, pero no fueron eficientes, ya que después de alcanzar los objetivos disminuyeron su rendimiento.

Ni eficientes ni eficaces

En este ejemplo, consideremos un restaurante donde se encomienda a los cocineros la tarea de preparar 10 platos del día en un período de 15 minutos. Sin embargo, debido a que se distraen conversando entre ellos, solo logran preparar 8 porciones en ese tiempo.

En esta situación, los cocineros no fueron eficaces ni eficientes, ya que no cumplieron con el objetivo establecido. La falta de cumplimiento de la meta inicial de 10 platos demuestra la falta de eficacia, mientras que no aprovechar adecuadamente el tiempo disponible demuestra la falta de eficiencia.En este ejemplo, consideremos un restaurante donde se encomienda a los cocineros la tarea de preparar 10 platos del día en un período de 15 minutos. Sin embargo, debido a que se distraen conversando entre ellos, solo logran preparar 8 porciones en ese tiempo.

Conclusiones: ¿qué es ser eficiente en el trabajo?

Lograr la efectividad en las empresas es un compromiso diario que requiere empleados competentes, capacitados, comprometidos y responsables. Los directivos y gerentes dedican un tiempo considerable a encontrar la mejor manera de optimizar estos valiosos recursos.

Es esencial recordar que todas las empresas, para llevar a cabo sus actividades, dependen de diversos elementos, como herramientas, sillas, escritorios, útiles, vehículos, entre otros, que forman parte de los recursos materiales.

Además, necesitan personas capacitadas que desempeñen las distintas tareas, es decir, recursos humanos, así como recursos financieros, ya sea a través de capital propio o de créditos bancarios. También se requiere la implementación de recursos tecnológicos para agilizar y facilitar las tareas diarias.

Por otro lado, contar con información precisa es fundamental para tomar buenas decisiones. La información es un recurso valioso dentro de las organizaciones y debe ser útil, confiable, objetiva y completa.

La utilización adecuada de todos estos recursos conduce a la efectividad, permitiendo alcanzar los objetivos organizacionales y obtener mejores resultados.