Cuando una empresa crece, necesita organizar sus tareas, establecer responsabilidades y definir quién toma las decisiones. Para lograrlo, debe contar con una estructura organizativa que permita ordenar el trabajo y coordinar las actividades de las distintas personas y áreas.
En este artículo veremos qué es una estructura organizativa, cuáles son sus principales funciones y cuáles son los principios que deben tenerse en cuenta para diseñarla.
Definición de estructura organizativa
Henry Mintzberg define la estructura organizativa como el conjunto de formas en que se divide el trabajo en distintas tareas y cómo luego se logra la coordinación entre ellas.
Para Mintzberg, una organización no se compone solamente de personas y tareas aisladas: necesita mecanismos que permitan coordinar el trabajo y alcanzar sus objetivos. Además, toda organización cuenta con una ideología o cultura organizacional, que influye en su funcionamiento y la diferencia de otras organizaciones.
Funciones de la estructura organizativa de una empresa
Una estructura organizativa no solo permite distribuir las tareas, sino también establecer responsabilidades, autoridad y formas de coordinación dentro de la empresa. Para que cumpla adecuadamente su función, debe contemplar los siguientes aspectos:
- Servir para alcanzar los objetivos organizacionales.
- Regular el comportamiento de las personas dentro de la organización, estableciendo pautas y responsabilidades para orientar su accionar.
- Ser un medio para ejercer el poder, tomar decisiones y llevar a cabo las actividades propias de la organización.
- Especificar claramente las tareas que deben realizarse en cada puesto de trabajo y en cada departamento.
- Contar con un sistema de autoridad y responsabilidad que permita establecer los niveles jerárquicos y organizar el proceso de toma de decisiones.
- Buscar un equilibrio entre los flujos horizontal y vertical de trabajo y de comunicación.
Sobre estas bases se establecen los principios que permiten diseñar una estructura organizativa adecuada.
Principios para el diseño de estructuras organizativas
Los principios de diseño de estructuras organizativas son doce, a saber:1.
1. Carácter específico
La estructura organizativa debe concebirse y diseñarse teniendo en cuenta las necesidades funcionales y las características específicas de cada organización. No existe una estructura que pueda aplicarse de la misma manera a todas las empresas, ya que cada una tiene objetivos, actividades, recursos, tamaño y formas de trabajo diferentes.
Por eso, al diseñar la estructura, es necesario considerar las particularidades de la organización y establecer una distribución de tareas, responsabilidades y autoridad que sea adecuada para su funcionamiento.
En definitiva, la estructura debe adaptarse a las características de la organización y contribuir al logro de los objetivos organizacionales propuestos.
2. Carácter dinámico
La estructura organizativa debe ser lo suficientemente dinámica como para adaptarse rápidamente a los nuevos desafíos que surjan en el contexto en el que opera la organización.
Por lo tanto, debe contar con la flexibilidad necesaria para reacomodar sus recursos, modificar funciones o generar nuevas subestructuras internas cuando sea necesario. Estos cambios deben permitir que la organización responda de manera adecuada a las nuevas situaciones y contribuya a mejorar su funcionamiento a corto, mediano y largo plazo.
3. Carácter humano
La estructura organizativa debe tener en cuenta a las personas que integran la organización formal, sin dejar de considerar también los vínculos y relaciones propios de la organización informal.
Al mismo tiempo, es indispensable valorar las capacidades, destrezas y aptitudes de cada empleado, procurando que cada puesto sea ocupado por la persona más adecuada para desempeñarlo.
4. Los ascensos o promociones laborales
El diseño de la estructura organizativa debe facilitar los ascensos y promociones laborales, teniendo en cuenta el potencial, las capacidades y las competencias de los recursos humanos de la organización. De esta manera, los empleados que cuenten con las condiciones necesarias pueden asumir nuevas funciones y responsabilidades y desempeñarlas de manera eficiente.
También hay que tener en cuenta que una reubicación dentro de un nuevo departamento o puesto, aun cuando se mantenga el mismo nivel jerárquico, puede representar una oportunidad de crecimiento, desarrollo o especialización para el empleado. Aunque no siempre implique un ascenso, este tipo de movimientos también debe ser contemplado al diseñar la estructura organizativa.
Vinculado con los ascensos laborales, existe un conocido postulado llamado Principio de Peter, que, con bastante humor, plantea:
“Todo empleado tiende a ascender hasta su máximo nivel de incompetencia.”
Este principio plantea, de manera irónica, que una persona puede desempeñarse muy bien en su puesto actual y no necesariamente hacerlo igual de bien cuando asciende a un puesto con mayores responsabilidades. En otras palabras, ser bueno en un puesto no garantiza serlo en el siguiente.
5. Direccionamiento hacia los objetivos organizacionales
Dentro de la estructura organizativa debe existir coherencia entre los objetivos de las distintas subestructuras que la componen. Estos deben estar alineados con los objetivos organizacionales primarios, que son los que orientan y condicionan las decisiones y acciones que se llevan a cabo en la empresa.
De esta manera, las distintas áreas y sectores pueden trabajar en una misma dirección, evitando que sus objetivos entren en conflicto y favoreciendo el logro de los objetivos generales de la organización de manera eficiente.
6. Dimensión de la organización
La estructura organizativa debe diseñarse teniendo en cuenta el tamaño y las características de la organización, de manera que sus diferentes áreas, puestos y niveles jerárquicos sean suficientes para garantizar un funcionamiento adecuado.
Una estructura demasiado pequeña puede generar sobrecarga de tareas y responsabilidades, mientras que una estructura excesivamente grande puede generar costos innecesarios y dificultades de coordinación. Por eso, es importante buscar una dimensión que permita utilizar los recursos de manera eficiente y que, al mismo tiempo, contribuya al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
7. Exigencias del contexto
Ninguna organización opera en el vacío, sino que está influenciada por factores internos y externos (o contexto organizacional), que pueden afectar su funcionamiento. Por lo tanto, al diseñar la estructura organizativa es necesario tenerlos en cuenta y analizar las distintas influencias que pueden ejercer sobre la organización.
A su vez, la propia organización también puede generar cambios en su contexto. Por eso, la estructura debe contemplar tanto las condiciones del entorno que pueden afectarla como la capacidad de la organización para responder a ellas.
De esta manera, el diseño de la estructura organizativa podrá adecuarse mejor a las exigencias y cambios que se presenten en el contexto.
8. Asignación de responsabilidades
Dentro de toda estructura organizativa debe existir una correspondencia entre la autoridad y la responsabilidad. Esto significa que una persona no debería asumir una responsabilidad sin contar con las funciones y el nivel de autoridad necesarios para poder cumplirla adecuadamente.
Por lo tanto, al asignar responsabilidades también es necesario definir qué decisiones puede tomar cada persona y qué recursos o facultades tiene para llevar adelante las tareas que le fueron asignadas.
Así, la autoridad y la responsabilidad deben estar equilibradas, evitando situaciones en las que se exijan resultados sin otorgar las herramientas necesarias para alcanzarlos.
9. Unidad de mando
Cualquier empleado dentro de la estructura organizativa debe tener un único superior directo de quien recibir órdenes o instrucciones. Esto permite establecer claramente a quién debe responder cada persona y evita recibir órdenes contradictorias de diferentes superiores.
La unidad de mando busca evitar situaciones en las que un empleado reciba indicaciones diferentes o contrapuestas de dos o más superiores, ya que esto puede generar confusión, conflictos y dificultades para determinar quién tiene la autoridad sobre una determinada tarea.
Este es también uno de los 14 principios de la administración de Henri Fayol, planteados en su obra Administración industrial y general.
10. Control
Las líneas de supervisión y control dentro de las estructuras organizativas no deben superar el límite óptimo que permita garantizar un control eficiente de los procesos.
Por lo tanto, el control debe estar presente, pero sin ser excesivo. Un nivel de supervisión demasiado elevado puede generar demoras, burocracia y dificultades en el desarrollo cotidiano de las tareas, en lugar de mejorar el funcionamiento de la organización.
El objetivo es encontrar un equilibrio que permita supervisar adecuadamente las actividades sin obstaculizar su ejecución.
11. Coordinación
El diseño de una estructura organizativa debe contemplar la coordinación de las actividades y recursos de las distintas personas y áreas que forman parte de la organización. Esto implica organizar y articular sus tareas para que puedan trabajar de manera conjunta y ordenada.
La coordinación permite que los esfuerzos individuales y de cada área se integren y se orienten hacia el cumplimiento de un objetivo común, evitando superposiciones, contradicciones o tareas que se realicen de manera aislada.
Así, una buena estructura organizativa debe favorecer la colaboración y comunicación entre sus diferentes partes, procurando que todas trabajen en una misma dirección.
12. Complejidad de la organización
12. Complejidad de la organización
Se debe evitar que el diseño de la estructura organizativa alcance un nivel de complejidad que dificulte el funcionamiento de la organización y el desarrollo de sus actividades.
Una estructura excesivamente compleja puede generar demoras, dificultades de coordinación, problemas de comunicación y una mayor burocracia, haciendo más difícil la toma de decisiones y el cumplimiento de las tareas.
Por eso, es importante que la estructura tenga el nivel de complejidad necesario para responder a las características y necesidades de la organización, pero sin agregar niveles, áreas o procedimientos que no sean realmente necesarios. De esta manera, se favorece un funcionamiento más eficiente y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Conclusiones
El diseño de una estructura organizativa busca ordenar las tareas, responsabilidades, autoridad y relaciones dentro de una organización, de manera que sus distintas partes puedan trabajar de forma coordinada.
Una buena estructura debe adaptarse a las características, necesidades y objetivos de cada organización, procurando alcanzar un equilibrio entre eficiencia, control y flexibilidad.
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